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院办公室

 
医院办公室是医院行政管理的综合性职能部门,其工作职能有三个方面,即管理职能、行政职能和服务职能。
一、管理职能:
贯彻执行党和政府的方针、政策、上级的有关指示精神以及医院的各项决议、决定等,负责布置督促、检查执行情况并催办落实。
协助院长处理日常行政事务工作,负责了解和掌握医院行政工作进程,协助院长了解情况、调查研究,起草医院的中长期发展规划。
做好职能科室之间的联系与沟通,负责与上级行政部门、外来单位之间的综合协调工作。
二、行政职能:
负责组织草医院行政公文、信函、规章制度和全院的工作计划、报告、通告、通知和大型综合性材料。
安排院务会、院周会、其他全院行政会议以及院长召开的其他专项会议,作好会议记录、整理会议纪要,根据会议决定发出书面决议至相关部门并检查贯彻执行情况。
处理日常事务。
负责综合档案室、汽车班和文印室的管理。
负责院领导办公室的管理,组织召开各种大型工作会议,负责会议室及学术报告厅的管理。
安排医院总值班工作。负责安排节假日院领导值班。
负责各职能科室的绩效考核工作。
三、服务职能
受理院内各职能部门的请示、报告,及时呈送有关领导批示并及时反馈给相关部门。
负责上级领导机关或院外兄弟单位院级行政领导的来访接待工作。
统管印信工作,掌握院印的使用,管理院级印鉴,负责各科室印章审定、刻制,根据各部门工作需要开具对外行政介绍信。
负责全院行政公文、公函的登记、批办、转送、催办、归档及保密工作,检查各部门公文利用和保管情况。
负责医院行政信息和院史资料的收集、整理和发布工作,定期编辑印发《肿瘤医院院报》。
负责接待院内外群众来信、来访事宜,根据来信、来访内容转交有关部门办理。
负责公务电话的收集、更新与调整。
承办领导临时交办的其它工作。
四、工作宗旨:
围绕医院办院宗旨,构筑规范、有序、高效运行的管理体系,做好院领导、科室、全体员工和患者及家属的服务工作。
五、服务范围:
部门工作范围与重点
完成医院各种日常行政性事物,负责各种接待与对外联系;负责办理公文,起草各种大型综合性材料;协助外网及宣传办做好与新闻媒体间的联系,向外界提供医院信息;规范医院标识和标牌的管理,负责院报的编辑与发行,组织医院整体形象策划;管理档案室、汽车班和办公楼会议室的日常工作。
我们的顾客:
医院院级领导、各部门及全体员工、来访者、有关政府部门及其他外单位相关人员、患者及其家属。
我们的主要服务流程/内容
1. 院长、分管院长的领导下,协助院长和副院长完成各种日常事务,负责全院的文秘、事物管理工作,组织实施院领导的决定,代表院领导协调工作。
2. 负责全院各项工作的综合汇总和平衡,提出工作计划和日程安排。负责医院综合性文件、报告、计划、总结等文字材料的起草。
3. 负责院长办公会、院务会、院周会等各种行政会议的会务和记录工作,负责会议纪要、决议的印发,并督促检查执行,及时向院长汇报情况。
4. 做好文件的收发、登记、编号、传阅、收回及保管工作,针对文件内容,提出拟办意见,对上级机关和有关单位的通知及时汇报有关领导,并及时反馈办理意见。
5. 负责文书处理工作,包括发文核稿、送签。组织文件的打印装订工作,做到准确及时、字迹清楚,无特殊情况不得拖延。做好全院文书档案的收集、整理、立卷存档、保管、利用等工作,执行保密制度。
6. 做好来访,参观等内外宾接待工作,做到安排周密、妥当、热情。
7. 负责审批公用长途电话的挂发。及时处理信访,做到有登记、有结果,不积压,不拖延,重大问题及时向领导报告。
8. 负责综合档案室、咨询回访总值班室、打字室、汽车班的管理工作。
9. 接受各部门呈交给院长、副院长的报告,并将批复及时转给相关科室。
10. 组织医院行政查房并进行有关工作协调。
11. 组织和落实医院的大型活动,完成院领导交办的临时性工作。
服务时间
院办
周一至周五
8:00—12:00  14:30—17:30(冬季)
8:00—12:00  15:00—18:00(夏季)
节假日
安排总值班
档案室
周一至周五
8:00—12:00  14:30—17:30(冬季)
8:00—12:00  15:00—18:00(夏季)
院报编辑部
周一至周五
8:00—12:00  14:30—17:30(冬季)
8:00—12:00  15:00—18:00(夏季)
打字室
周一至周五
8:00—12:00  14:30—17:30(冬季)
8:00—12:00  15:00—18:00(夏季)
会议室
周一至周五
按需开放,具体时间同上
汽车班
每周七天,每天24小时
六、人员配备
人员总数
18人
主任
3人(院办一名、行政办一名、院报编辑负责人一名)
副主任
2人
院报编辑部文员
1人
文秘
2人
办公文员、文印
1人
档案室档案员
1人
汽车班驾驶员
8人
 
调节人员配备的方法
根据工作目标和人员情况进行相对分工、协调合作。必要时,根据工作任务组织加班,或者申请其他科室临时支持。为涵盖部门内部其他岗位的职责,员工需要进行轮转。
七、员工资格
资格/执照/证书
主任
大学本科或副高级职称
副主任
大学本科或副高级职称
文秘
大专或以上学历
办公文员、文印
大专或以上学历
内勤
大专或以上学历
档案室档案员
大专以上学历,相应专业培训经历
院报编辑部文员
本科以上相应专业
驾驶班班长
高中以上学历,20年以上驾驶经验,中技工以上资格,A类驾照
驾驶员
高中以上学历,5年以上驾驶经验, A类驾照
怎样通过提供在职教育/ 继续教育以保持或提升员工的工作能力?怎样发现员工在教育方面的需求?
继续教育主要通过医院的管理知识讲座、科室会议、岗前和在岗培训、外出参加学术会议、进行在职本专业的学历教育、阅读专业杂志书籍和参考资料,参加由国家、省、市专业管理部门或劳动部门组织的专业技术知识和技能的培训来完成。
必须具备的工作能力
顾客服务
信息保密和安全
语言表达和沟通能力
协调能力
秘书工作经验和专业知识
熟悉医院运转情况
遵守医院和科室的规章制度
八、与其他部门之间的交流和合作
医院内外的信息交流

  

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